Fiziksel İmza Sürecinin Görünmeyen Maliyeti

Bir sözleşmenin imza için basılması ve gönderilmesi, çoğu kurumda rutin bir işlem olarak görülse de, baskı, çoğaltma, kargo ve takip adımları birleştiğinde kurumlar için ciddi bir gizli maliyet ortaya çıkıyor. İzometri'nin İzOnay platformu, bu maliyetin boyutunu somut verilerle ortaya koymaktadır.

Platforma bugüne dek yüklenen 2 milyonun üzerinde belgenin, tek yaprak varsayımıyla basılması 10 ton kağıda karşılık geliyor. Environmental Paper Network'ün yayımladığı hesaplama yöntemi uygulandığında, bu miktar yaklaşık 264 ağaç eşdeğerine denk geliyor. Çok sayfalı sözleşmeler ve birden fazla nüsha gerektiren işlemler düşünüldüğünde, fiziksel baskı ihtiyacı bu rakamların daha da üstünde olabilir.

Kurumlar İçin Yıllık Mali Yük

Benzer fiziksel süreçlerin tek bir kurumun yıllık işleyişindeki mali etkisi daha açıkça görülmektedir. Örneğin, ayda 100 sözleşme hazırlayan bir kurumda şu senaryoyu düşünelim:

  • Her sözleşme 10 sayfa uzunluğunda
  • Her sözleşmenin iki nüshası (tek yüzlü) basılması
  • Yıllık toplam 24 bin yaprak kağıt ihtiyacı

Aynı kurumda, sözleşmenin karşı tarafa gönderilip imzalı nüshanın ayrı bir gönderiyle geri dönmesi durumunda, her sözleşme için iki fiziksel gönderi yapılması gerekiyor. İstanbul içi gönderi başına 300 TL maliyet üzerinden hesaplama yapıldığında, yıllık kargo gideri 720 bin TL'ye ulaşabiliyor. Bu rakam, kağıt, baskı ve fiziksel arşiv giderlerinin dışında kalmaktadır.

Zamansal Yük ve Operasyonel Maliyet

Fiziksel imza ve onay süreçleri kurumların insan kaynaklarını da tüketmektedir. Çalışanların:

  • Belge çıktılarını hazırlanması
  • İmzalı nüshaları eşleştirilmesi
  • Gönderimleri yapması
  • Teslimatı takip edilmesi

Bu görevler günlük işlerin arasına eklenmektedir. Eksik nüsha veya imza nedeniyle yeniden işlem gerektiğinde hem iş yükü hem de süreçteki adım sayısı artmaktadır.

Dijital İmza Çözümü

İzOnay gibi dijital imza platformları, kurum içindeki yetkililerin ve dış imzacıların aynı belge sürecine çevrimiçi ortamda katılmasını sağlayarak bu maliyetleri ortadan kaldırmaktadır. Farklı lokasyonlardaki kişiler belgeleri eş zamanlı olarak inceleyebilir, imzalayabilir ve onaylayabilir; böylece fiziksel gönderi, baskı ve arşivleme gereksiz hale gelmektedir.